イベント制作システムの二重入力を一本化する方法｜2システム併用の解消手順

イベント制作の二重入力は、労務・手配に強いシステムと収支・請求に強いシステムという機能の分かれた2つを併用し、同じ案件情報を両方へ入力していることが原因で、案件データを1本の管理システムに集約すれば解消できます。

労務特化型は手配やシフトに強く、収支特化型は見積や請求に強い一方、両方を満たす製品が少ないため、多くの会社が2つを併用します。すると、案件名・日程・会場・スタッフといった同じ情報を両方に入力する二重入力が日常的に発生します。

この記事では、二重入力が起きる業界構造、併用が生む隠れコストの構造、そして見積〜手配〜請求を1本化する手順を、実務目線で整理します。

イベント制作の二重入力とは？2システム併用で起きる理由

二重入力とは、同じ案件情報を複数のシステムに重ねて入力する状態です。イベント制作で起きるのは、機能が労務特化型と収支特化型に分断し、両方を併用するためです。

二重入力の定義と、案件のどの場面で発生するか

二重入力は、案件の登録時・手配時・請求時など複数の場面で発生します。たとえば新規案件を受注すると、手配側システムに案件と日程を入力し、収支側システムにも同じ案件と金額を入力します。案件が進むたびに、両方を更新し続けることになります。

労務特化型と収支特化型に機能が分断した業界構造

イベント向けのシステムは、スタッフ手配・シフトに強い労務特化型と、見積・請求・収支に強い収支特化型に分かれる傾向があります。片方だけでは業務が完結しないため、2つを併用する構成になりがちです。この機能分断が、二重入力の根本にある業界構造です。

一本化とは案件データを1つの管理システムに集約すること

一本化とは、案件を軸に見積・手配・請求・粗利を1つのシステムへ集約することです。案件データを一度入力すれば各工程で再利用でき、システム間の転記が不要になります。ツールの比較全般はイベント制作の管理システム比較・規模別おすすめを参照してください。

二重入力が生む隠れコスト — 併用負担を試算する

2システム併用のコストは、各システムの利用料だけではありません。重複入力の作業時間と、転記ミスによる手戻りが隠れコストとして積み上がります。

二重入力で重複する案件項目マップ

下表は、労務特化型と収支特化型で重複入力しがちな案件項目を整理したものです（イベントHUBが扱う案件項目に基づく整理）。案件名や日程は両方に、金額は主に収支側に、と重複と分担が混在します。

2システム併用コストの構造分解

併用コストは、次の4要素で構成されます。システム利用料は各社の公式サイトで確認が必要で、労務特化型・収支特化型はそれぞれ月額・初期費用がかかるのが一般的です。ここでは金額の断定ではなく、コストが積み上がる構造を押さえます。

参考として、一気通貫型のイベントHUBは初期費用30,000円（税込）・月2,980円/名（税込・6名以降、1〜5名は4,980円/名・税込）で、課金は管理シート数のみです。競合各社の料金は公開状況が異なるため、比較の際は各公式サイトの最新情報をご確認ください。

転記ミスと情報の食い違いが起こす手戻りリスク

2つのシステムに別々に入力すると、片方だけ更新されて情報が食い違うことがあります。日程変更が手配側にしか反映されず、請求側が古いまま、という食い違いは手戻りとトラブルの原因です。入力回数が増えるほど、ミスの確率も上がります。

二重入力を一本化する手順 — 見積〜手配〜請求を1本で管理

一本化は、現状の棚卸し・案件軸への統合・会計連携の3ステップで進めます。いきなり全部を切り替えず、重複項目を可視化してから統合するのが安全です。

ステップ1: 現状の入力フローと重複項目を棚卸しする

まず、どの情報をどのシステムに入力しているかを棚卸しします。前掲の項目マップを使い、重複入力している項目を洗い出すと、一本化の効果が見積もれます。

ステップ2: 案件を軸に見積・スタッフ/機材手配・請求を統合する

次に、案件を軸に見積・手配・請求を1つのシステムへ統合します。案件データを一度入力すれば各工程で再利用でき、転記が不要になります。効率化の全体像はイベント会社の業務効率化の進め方、案件管理の基本はイベント案件管理システムとはを参照してください。

ステップ3: 会計ソフト向けCSV出力で会計側の二重入力も削減

最後に、案件別の売上・原価を会計ソフト向けCSVとして出力し、会計側への手入力も減らします。これはAPIの直接連携ではなくCSV出力による連携で、会計システムへの二重入力を削減できます。

一本化ツールの選び方と併用継続との比較

一本化と併用継続のどちらが有利かは、案件数・管理人数・重複入力の頻度で判断します。重複が軽微なら併用継続も選択肢ですが、二重入力の負担が増えているなら一本化が有利です。

一気通貫型と特化型併用の判断基準

判断軸は、月間案件数・管理する人数・重複入力の頻度です。案件が多く、同じ情報を何度も入力しているなら、一本化の効果が大きくなります。kintone自前運用との比較はkintone自前運用と専用システムの比較も参考になります。

移行時の注意点（データ移行・運用定着）

移行時は、既存データの移行と現場の運用定着に注意します。一度に全部を切り替えず、進行中の案件から段階的に移すと混乱を抑えられます。イベントHUBは案件を軸に見積・手配・請求を1本で管理でき、料金は初期費用30,000円（税込）・月2,980円/名（税込・6名以降）です。料金・機能の詳細や無料での製品体験は、お問い合わせからご案内しています。

よくある質問

Q. イベント制作で二重入力はなぜ起きるのですか？

A. 労務・手配に特化したシステムと、収支・請求に特化したシステムを別々に使い、同じ案件情報を両方へ入力するためです。機能が分断された併用構成が主な原因です。

Q. 二重入力を一本化するにはどうすればよいですか？

A. 案件を軸に見積・スタッフ/機材手配・請求を1つの管理システムへ集約します。案件データを一度入力すれば各工程で再利用でき、システム間の転記が不要になります。

Q. 一気通貫のシステムに変えると費用はどうなりますか？

A. イベントHUBは初期費用30,000円（税込）、月額2,980円/名（税込・6名以降、1〜5名は4,980円/名）です。外部スタッフは何名登録しても定額です。

Q. 会計ソフトへの二重入力も減らせますか？

A. はい。案件別の売上・原価データを会計ソフト向けCSVとして出力でき、会計側への手入力を削減できます（API直連携ではなくCSV出力による連携です）。

Q. 併用を続けるのと一本化はどちらが良いですか？

A. 二重入力の作業時間や転記ミスの手戻りが増えているなら一本化が有利です。案件数・管理人数が少なく重複が軽微なら、併用継続も選択肢になります。

まとめ

イベント制作の二重入力は、労務特化型と収支特化型に機能が分断し、2つを併用して同じ案件情報を両方に入力することが原因です。併用コストは、各システムの利用料に加え、重複入力の作業時間と転記ミスの手戻りが積み上がります。

解消の手順は、現状の棚卸し・案件軸への統合・会計向けCSV出力の3ステップです。案件を軸に見積〜手配〜請求を1本化すれば、二重入力とその隠れコストをまとめて削減できます。