香盤表・進行表の作り方｜イベント必須列テンプレと違い早見表【2026年版】

イベントの香盤表・進行表は「時刻・項目・担当・場所・使用機材・備考」の6列を軸に、開場から撤収までを時系列で並べれば作成できます。列項目に迷うのは、香盤表・進行表・タイムテーブルの役割が混同されているためです。

現場では、担当や機材まで含む香盤表と、来場者向けのタイムテーブルが同じ「進行表」と呼ばれ、必要な情報が抜けることがあります。まず様式の違いを押さえ、必須の6列を決めれば、毎回ゼロから迷わずに作れます。

この記事では、3つの様式の違い、香盤表の必須6列と書き方、作り方5ステップ、そして案件カレンダー連携までを整理します。

香盤表・進行表とは｜まず結論と3つの様式の違い

香盤表は担当や使用機材まで含む現場運営の管理表で、進行表やタイムテーブルとは記載する詳細度と読み手が異なります。まず3つの違いを押さえると、どの様式に何を書くかが明確になります。

香盤表・進行表・タイムテーブルの違い早見表

下表は、3つの様式を用途・記載粒度・読み手・記載範囲で比較した早見表です（イベントHUBの案件管理機能に基づく整理）。

なぜ香盤表が当日の連携ミスを防ぐのか

香盤表は、誰がいつどこで何を担当し、どの機材を使うかを1枚に集約します。この情報が揃っていると、当日のスタッフが自分の動きを把握でき、連携ミスや手待ちを防げます。進行の可視化は進行管理・案件ステータスの管理方法とも補完関係にあります。

3つの様式を混同すると、来場者向けの粗いタイムテーブルを現場スタッフに配ってしまい、担当や機材が分からず当日に混乱する、といった事故が起きます。逆に、来場者に担当者名や機材まで書いた香盤表を渡すのも不適切です。読み手に応じて、必要な情報だけを載せた様式を使い分けることが、当日運営の基本です。

香盤表の必須6列と書き方（テンプレ整理）

香盤表の必須列は、時刻・項目・担当・場所・使用機材・備考の6列です。この6列があれば、当日の動きを過不足なく表現できます。

必須6列テンプレ（時刻／項目／担当／場所／使用機材／備考）

下表は、各列に何をどの粒度で書くかの記入ルールです。

各列の記入ルールと書く粒度

時刻は「10:00〜10:15」のように開始と終了を分単位で書きます。項目は「開場」ではなく「開場・受付開始」のように具体化します。備考には、搬入経路や注意点など、当日迷いやすい情報を短く添えます。抽象的な記載は当日の問い合わせを増やすため避けます。

粒度の目安は、「その行だけを見た人が、迷わず動けるか」です。たとえば「音響セッティング」だけでは何をどこまでか分からないため、「メインステージ 音響セッティング（担当：田中／ミキサー・スピーカー設置）」まで書くと、担当者が代わっても同じ動きができます。細かすぎると読みにくくなるため、当日の判断に必要な情報に絞るのがコツです。

担当・職種の割り当てと機材のひも付け

担当は職種と氏名を書き、誰の責任かを明確にします。職種の整理はイベントスタッフの職種一覧と役割を参照してください。使用機材を各行にひも付けると、機材の重複や不足を事前に発見できます。担当や機材が空欄のまま本番を迎えると、その時間帯の責任者が不在になりやすいため、確定前に空欄がないかを必ず点検します。

香盤表・進行表の作り方5ステップ

香盤表は、時系列の骨組み・項目の洗い出し・担当割当・機材ひも付け・共有と更新の5ステップで作ります。骨組みから順に埋めると、抜け漏れを防げます。

ステップ1〜2：時系列の骨組みと項目の洗い出し

まず開場から撤収までの時間軸を作ります（ステップ1）。次に、各時間帯で何をするかの項目を洗い出します（ステップ2）。搬入・リハーサル・本番・撤収と、抜けやすい前後の作業も入れます。

ステップ3〜5：担当割当・機材ひも付け・共有と更新

項目に担当を割り当て（ステップ3）、使用機材をひも付けます（ステップ4）。最後に関係者へ共有し、変更は更新版として日時を添えて再共有します（ステップ5）。本番数日前に初版、リハーサル後に確定版を配るのが安全です。

担当の割り当てでは、1つの時間帯に担当が集中していないか、逆に空白になっていないかを確認します。とくに搬入・撤収は人手が要る一方で見落とされやすく、香盤表に組み込んでおかないと当日に人が足りなくなります。共有の際は、版数と更新日時を必ず明記します。「どれが最新版か分からない」状態は、当日に古い香盤表で動くスタッフを生む最大の原因です。紙で配る場合も、変更が出たら差し替え版を配り直し、旧版を回収するところまでを運用に含めておくと安全です。

Excel運用の限界と案件カレンダー連携で手配まで一元化

香盤表をExcelで作るだけでは、スタッフの空き状況や機材の重複までは管理できません。案件カレンダーと連携させると、作成から手配・進行までを一元化できます。

Excel・テンプレ配布で起きがちな抜け漏れ

配布テンプレは静的なため、担当の空き状況や機材の重複までは反映されません。複数案件が並行すると、同じスタッフや機材を別の香盤表で二重に割り当てる抜け漏れが起きます。制作全体の流れはイベント制作の進め方5ステップ（全体像）を参照してください。

案件カレンダー・スタッフマスタ連携で作成から手配までつなぐ

案件カレンダーとスタッフマスタを連携すると、担当の空き状況を見ながら香盤表を組め、機材の重複も防げます。空き状況の管理はスタッフのシフト・空き状況の管理方法で扱っています。イベントHUBは案件を軸に担当×機材を一元管理でき、料金は初期費用30,000円（税込）・月2,980円/名（税込・6名以降）です。料金・機能の詳細や無料での製品体験は、お問い合わせからご案内しています。

よくある質問（FAQ）

Q. 香盤表と進行表とタイムテーブルの違いは？

A. 香盤表は担当や使用機材まで含む現場運営の管理表、進行表は司会や演出の進行を追う台本、タイムテーブルは来場者向けの時間割です。読み手と記載する詳細度が異なります。

Q. 香盤表に最低限必要な項目は？

A. 時刻・項目・担当・場所・使用機材・備考の6列が基本です。この6列があれば、誰がいつどこで何を担当し、どの機材を使うかを一目で把握できます。

Q. 香盤表はExcelと専用ツールのどちらで作るべき？

A. 単発の小規模イベントならExcelで十分ですが、案件数が増えるとスタッフの空き状況や機材の重複管理が煩雑になり、案件管理ツールでの一元化が有効になります。

Q. 香盤表はいつまでに作成・共有すべき？

A. 本番の数日前までに初版を配布し、リハーサル後に確定版を関係者へ再共有するのが安全です。直前の変更は必ず更新版として日時を添えて周知します。

Q. 外部スタッフにも香盤表を共有してよい？

A. 担当範囲が明確になり当日の連携ミスを防げるため共有が推奨されます。個人情報や機密事項の記載範囲だけは事前に取り決めておきましょう。

まとめ

イベントの香盤表・進行表は、時刻・項目・担当・場所・使用機材・備考の6列を軸に、開場から撤収までを時系列で並べれば作成できます。まず香盤表・進行表・タイムテーブルの違いを押さえ、各列を具体的な粒度で書くことが、当日の連携ミスを防ぐ要点です。

Excelやテンプレ配布だけでは、スタッフの空き状況や機材の重複までは管理できません。案件カレンダーとスタッフマスタを連携させれば、香盤表の作成から手配・進行までを一元化でき、複数案件でも抜け漏れを防げます。