イベント制作の進め方｜企画から請求までの実務フロー5ステップ

イベント制作は、企画・準備→見積→スタッフ/機材手配→当日実施・実績入力→請求・粗利把握の5フェーズで進めます。1件の案件にこれだけの工程が連なるため、担当者ごとにExcel・メール・電話でバラバラに進めると、手配漏れやダブルブッキング、立替経費の請求漏れが起き、案件状況が特定の人にしか分からない属人化に陥りやすくなります。

本記事は、この流れを5フェーズに独自整理し、各フェーズでミスが起きやすい箇所を示したうえで、1つの案件レコードで串刺しに管理する一気通貫の考え方までを、発注側（イベント制作会社）の実務目線でまとめます。

背景には、コロナ後のリアルイベント回帰で案件量が戻っていることがあります。イベント産業規模は2兆8,535億円（2024年・前年比108.3%・日本イベント産業振興協会JACE推計）と前年を上回り、1社が同時に抱える案件が増えるほど、工程の分断による事故は起きやすくなります。

イベント制作の進め方とは（5フェーズの全体像）

イベント制作の進め方は、企画・準備→見積→手配→当日実施・実績入力→請求・粗利把握の5フェーズで進み、各フェーズが1つの案件情報に紐づいて連続するのが理想形です。

前のフェーズの成果物が次のフェーズの入力になると考えると全体像がつかめます。見積で決めた品目はそのまま手配・実績・請求・粗利計算へつながり、転記や二重入力を減らせます。これは制作会社の社内業務のフローで、来場者の受付やチケット管理とは目的が異なります。

企画→見積→手配→実施→請求の5フェーズ早見表

5つのフェーズは、それぞれ目的・主な作業・成果物が異なります。一覧化すると、どのフェーズで何を残すべきかが明確になります。

この5フェーズは案件規模の大小で基本構造は変わりません。

制作会社の案件管理と来場者管理の違い

「イベント 管理」で検索すると、社内業務向けシステムと来場者管理システムが混在しますが、両者は扱う対象が異なります。来場者管理は申込受付・チケット・受付チェックインなど参加者側を対象とします。

一方の案件管理は、制作会社自身の企画・見積・手配・実績・請求という社内業務を対象とし、業務フローを整え利益を見える化したい場合に該当します。

フェーズ1 企画・準備

企画・準備フェーズの目的は、クライアントの要望を整理して案件の方向性を固め、前提情報を案件台帳に集約することです。

このフェーズで決めた条件が、見積の品目や手配する人員規模の根拠になります。入口の情報整理が曖昧だと後工程がやり直しになるため、ここを丁寧に設計すると手戻りを減らせます。

クライアントヒアリングと企画立案

最初に行うのは、開催目的・日時・会場候補・想定来場者数・予算感のヒアリングです。展示会か式典かセミナーかで、必要な演出・機材・人員は大きく変わります。

ヒアリング内容をもとに、進行台本・演出・スタッフ職種・機材構成のたたき台を企画書に落とし込みます。聞き取った条件を案件単位の台帳に集約しておくと、次の見積フェーズで品目の抜けや過剰見積を防げます。

会場・スタッフの仮押さえと情報整理

人気の会場や繁忙期の人員は早い者勝ちになりやすいため、企画と並行して仮押さえを進めます。確定前でも候補を押さえ、後で確定・解除できる状態にしておくのが実務的です。

誰がどの候補を押さえたかが個人の記憶やメールに埋もれると、二重押さえや解除漏れの原因になります。会場マスタやスタッフマスタに情報をまとめ、仮押さえの状態を案件レコードで見える化しておくとよいでしょう。

フェーズ2 見積作成

見積作成フェーズの目的は、企画で固めた条件をもとに人件費・機材費・会場費・制作物などの品目を積み上げ、受注前に売上と原価の見通しを確定することです。品目を整理し選ぶだけで見積が組み上がる仕組みがあると、抜け漏れや計算ミスを防ぎ精度とスピードを両立できます。

人件費・機材費・会場費・制作物の品目構成

イベントの見積は、大きく人件費・機材費・会場費・制作物の4分類で構成すると整理しやすくなります。

人件費は職種別、機材費は音響・照明・映像などレンタル単位、会場費は基本使用料や延長費、制作物は装飾・印刷物・サインなどで構成します。4分類で押さえると原価の内訳が明確になります。

品目マスタで見積をゼロから作らない

品目ごとの単価をあらかじめ品目マスタに登録しておけば、見積は選ぶだけで組み上がり、毎回ゼロから手作業で作る必要がなくなり、入れ忘れや計算ミスも減らせます。

見積の品目と金額がそのまま実績・請求・粗利計算へ引き継がれる設計だと、二重入力を減らせます。製品名でいえばイベントHUBは品目マスタから見積PDFを作り、その内容を実績・請求・案件別粗利まで1案件で連動させる構成です。見積と請求の一元化の詳細はイベント見積・請求システムとは｜品目から粗利まで一元化する一気通貫管理で解説しています。

フェーズ3 スタッフ・機材手配

手配フェーズの目的は、見積で想定した体制を確保し、当日のスタッフと機材を確定させることです。事故が最も起きやすい工程でもあり、空き状況を一元管理し確認と依頼を仕組み化することが事故防止の鍵になります。

手配とダブルブッキング防止の考え方

ダブルブッキングは、同じスタッフや機材を別々の担当者が個別の表で押さえ、状況が見えないときに発生します。空き状況が分散している状態が温床になります。

防止の基本は、スタッフと機材の空き状況を1か所に集約し、手配前に重複の有無を確認することです。別案件で押さえられている日への手配時にシステム側で警告を出せれば、確定前に回避できます。空き状況の一元管理による手配漏れ防止はイベントスタッフ手配管理システムとは｜空き状況一元管理で手配漏れを防ぐ方法でも扱っています。

電話・LINEから手配依頼メール自動送信へ

多くの現場では、スタッフへの手配依頼を電話やLINEで個別に行っています。手軽な反面、依頼の履歴が残らず、誰に何を依頼したかが曖昧になり属人化します。

案件情報から手配依頼メールを自動送信できる仕組みがあると、依頼内容と送付履歴が案件レコードに残り、手配の抜けや行き違いを防ぎやすくなります。

フェーズ4 当日実施・実績入力

実施・実績フェーズの目的は、当日の運営を滞りなく進めつつ、稼働時間や立替経費といった原価情報をその場で記録し、後の請求と粗利計算に正確につなげることです。記録を後回しにすると領収書が散逸するため、その場で記録できる仕組みがあるかが請求漏れの有無を左右します。

当日運営と稼働時間のスマホ記録

当日は進行管理やトラブル対応に集中する必要があり、紙やPCでの記録は後回しになりがちです。現場のスタッフが入退場時刻や担当業務をスマホで入力できると、後で思い出す手間がなくなり、稼働実績の鮮度と精度が保てます。

記録した稼働時間は給与計算ソフト向けのCSV出力に活用できます。

立替経費の回収と請求漏れ防止

イベント当日は、交通費・駐車場代・追加備品など、スタッフが立て替える小口の経費が多く発生します。その場で記録しないと、後日領収書が出てこず回収・請求から漏れます。

立替経費も現場でスマホ入力し案件に紐づけ、請求と粗利計算へ連動させておけば、請求書作成時の計上漏れを防げます。

フェーズ5 請求・粗利把握

請求・粗利フェーズの目的は、確定した実績をもとにインボイス対応の請求書を発行し、入金を確認したうえで案件別の粗利と月次売上を可視化することです。このフェーズの精度は前段の原価記録の正確さに依存し、見積・手配・実績が分断されていると請求書作成のたびに情報を集め直す手間がかかります。

インボイス対応の請求書発行

2023年10月開始のインボイス制度により、請求書には登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額などの記載が求められ、手作業だと記載漏れや誤りが起きやすくなります。

実績データから請求書PDFを発行できる仕組みがあれば、見積・実績で確定した金額がそのまま請求へ反映され、必要な記載項目も様式に沿って出力できます。会計ソフト向けのCSV出力でも連携できます。

案件別粗利と月次売上の可視化

見積（売上）と実績（スタッフ費・機材費・経費）が同じ案件に集約されていると、締めを待たずに案件別の粗利を把握でき、どの案件が利益に貢献したかが見えます。

案件別粗利と月次売上が自動集計される状態をつくると、繁忙期の偏りや案件構成の傾向もつかめ、見積段階の想定と実績の差から次の見積精度を高められます。

属人化を防ぐ一気通貫管理（イベントHUB）

5つのフェーズを別々のツールで管理すると、同じ情報を何度も入力し直すことになり、属人化と転記ミスの温床になります。1つの案件レコードで串刺しにすれば、入力は一度で済みます。

Excel・メール分散で起きる限界

見積はExcel、手配はメール、実績は紙、請求は会計ソフトとツールが分かれると、同じ案件の情報が複数の場所に散らばり、誰かが休むと案件状況が分からなくなる属人化が起きます。

案件数が増えてExcel・メール・電話での管理が破綻し始めたタイミングが、仕組み化の目安です。

1案件レコードで5フェーズを串刺し管理する

一気通貫管理とは、企画・見積・手配・実施・請求・粗利という分断されがちな工程を1つの案件レコードに集約し、前工程の入力が後工程へそのまま引き継がれる状態を指します。見積で選んだ品目が手配・実績・請求・粗利へ流れ、二重入力を減らせます。

製品名でいえばイベントHUBは、案件台帳を軸に見積PDF・スタッフ/機材手配・実績入力・請求書PDF・案件別粗利までを1本でつなぐ構成です。料金は管理シート数のみで課金され、外部スタッフは無制限・定額のため、外部スタッフを多く抱える会社でも費用が膨らみにくい設計です。

※1〜5名は¥4,980/名（税込）。管理シート6名想定なら、月額はイベントHUBで月¥17,880（¥2,980/名×6・税込）＋初期¥30,000（税込）が目安です。

よくある質問

Q. イベント制作の進め方は具体的にどんな流れですか？

大きく企画・準備→見積→スタッフ/機材手配→当日実施・実績入力→請求・粗利把握の5フェーズで進みます。各フェーズが独立せず、1つの案件情報に紐づいて連続することがポイントで、見積の品目がそのまま実績・請求・粗利計算へつながると手戻りや転記ミスを防げます。

Q. イベント制作のフローでミスが起きやすいのはどこですか？

手配フェーズのダブルブッキング・手配漏れと、実施後の立替経費・稼働時間の回収遅れによる請求漏れが代表例です。担当者ごとにExcelやメールで管理していると情報が分散し属人化するため、案件・スタッフ・機材・請求を一元管理する仕組みで予防するのが有効です。

Q. 見積から請求まで別々のツールで管理しても問題ありませんか？

可能ですが、労務系と収支系でツールが分かれると同じ情報を二重入力する手間が発生し、転記ミスや粗利把握の遅れにつながります。見積→手配→実施→請求→粗利を1案件レコードで一気通貫管理すると、入力は1回で済み締め前に粗利を確認できます。

Q. 小規模なイベント会社でも管理システムは必要ですか？

案件数が増えてExcel・メール・電話での管理が破綻し始めたタイミングが導入の目安です。月¥2,980/名〜（税込）・初期¥30,000（税込）・14日間無料トライアル（クレカ不要）の軽量サービスもあり、繁忙期の事故やExcel限界を感じた段階でスモールスタートできます。

まとめ

イベント制作の進め方は、企画・準備→見積→手配→実施・実績→請求・粗利の5フェーズで整理でき、各フェーズの成果物が次のフェーズの入力になる連続したフローとして捉えることが重要です。フェーズが分断されると、手配漏れや請求漏れといった事故が起き属人化に陥ります。

これを防ぐ考え方が、5フェーズを1つの案件レコードで串刺しにする一気通貫管理です。見積で決めた品目が手配・実績・請求・粗利まで連動すれば、締めを待たずに案件別粗利を把握できます。まず自社のフローを5フェーズで見える化することから始めましょう。